Organização no Ambiente de Trabalho

Está mais do que comprovado cientificamente que um ambiente limpo, organizado e uma rotina de trabalho sistematizada enriquecem aspectos como a autoestima, a disposição e a motivação, consequentemente, aumentado a sua produtividade.

No mercado da música eletrônica, é muito comum que se trabalhe sozinho, de home office, sobretudo no caso dos produtores musicais, que isolam-se por horas a fio em seus estúdios caseiros. Assim, o desafio é dobrado: você é o responsável por sua própria disciplina de trabalho, e quando ele confunde-se com seu lar e você é seu próprio mentor, as inquietações, procrastinações e as demais adversidades singulares, ficam sequentes — o que pode impactar drasticamente na sua produtividade e, consequentemente, manter você distante dos seus objetivos. Então qual a solução?

Existem inúmeras práticas, simples e conhecidas, que podem ser aplicadas de maneira razoavelmente fácil: manter uma agenda em dia e uma rotina de trabalho sistematizada, com cada tarefa dividida por horário, além de técnicas para evitar distrações — manter o celular longe, evitar aplicativos como WhatsApp e redes sociais… — são apenas alguns exemplos.
Mas se quisermos atingir outro grau organizacional, há técnicas de gestão empresarial, normalmente direcionadas a grandes empresas, que também podem ser aplicadas para diversas iniciativas — seja você um DJ, produtor musical, dono de gravadora, de label party, empreendedor, professor, jornalista ou qualquer outro campo em que atue no mercado musical.

Organização 5S

Quando falamos em organização e disciplina, os japoneses são especialistas. Quando o país saiu devastado após a Segunda Guerra Mundial, ele não tardou a se reerguer e desenvolver uma indústria que em pouco tempo se tornaria pioneira e referência global. Para isso, um dos métodos desenvolvidos foi o chamado 5S, no qual os nipônicos observaram os princípios de controle de qualidade das empresas americanas e os aperfeiçoaram.

A metodologia ganhou esse nome porque é baseada em cinco pilares que começam com a letra “S” em japonês: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke — que podem ser traduzidos, respectivamente, como utilização, organização, limpeza, padronização e disciplina. No Brasil, costuma-se convencionar o substantivo “senso” antes de cada um desses itens, mantendo, assim, as suas iniciais com “S”.

Trata-se de uma técnica que vem demonstrando ótimos resultados há décadas e pode ser facilmente adaptada para ambientes de trabalho dos mais diversos.

Seiri (整理) – Senso de Utilização

Sabe aquela máxima do “menos é mais”? É disso que trata o primeiro “S”: descartar do espaço de trabalho tudo o que seja inútil para a performance, deixando à mão, de maneira prática e sistemática, o que for necessário para executar as tarefas.

Isso resulta em um ambiente mais clean — tanto visualmente quanto espacialmente —, mais agradável, abre espaços e, de quebra, ajuda a racionalizar o uso dos materiais, combatendo o desperdício.

Seiton (整頓) – Senso de Organização

O segundo passo trata de colocar cada coisa em seu devido lugar — afinal, não existe eficiência e praticidade sem organização. Aqui, a proposta é organizar o espaço de trabalho a partir de um sistema de comunicação visual para que qualquer pessoa consiga, de maneira rápida e fácil, encontrar os materiais de trabalho necessários.

Para isso, as ferramentas devem ser classificadas conforme sua frequência de uso, o que, consequentemente, indicará onde cada uma delas deve ser disposta; as que são usadas em maior frequência ficam nos lugares mais acessíveis, longe das menos utilizadas. O principal benefício é o aumento da eficácia e uma melhor gestão do tempo.

Seiso (清掃) – Senso de Limpeza

Etapa que busca conscientizar os membros da equipe a assimilarem hábitos de limpeza e organização no ambiente e nas ferramentas de trabalho — bem como de se evitar sujeira e bagunça. Aqui, qualquer elemento que possa provocar algum tipo de desconforto (ruídos inconvenientes, irregularidade na iluminação, mau cheiro…) deve ser erradicado.

Todos são responsáveis pela higiene e conservação dos materiais, o que aumenta a autoestima e a disposição para o trabalho (afinal, um ambiente limpo é sempre mais agradável) e valoriza a imagem da empresa, provocando um grau satisfatório de salubridade, tanto física quanto mental.

Seiketsu (清潔) – Senso de Padronização

Depois de definir bem as três etapas anteriores, o quarto “S” consiste em padronizar, sistematizar e integrar os seus funcionamentos a partir de padrões e regras a serem seguidos. Todos os hábitos precisam ser assimilados a partir de uma rotina clara para que se tornem automatizados por todos dentro do ambiente de trabalho. Aqui, cabe definir cada detalhe do que deverá ser feito e por quem. Método, prática e constância.

A ideia é que a partir de um ambiente mais limpo, organizado e prático, melhorias internas também passam a ser observadas por todos, que consequentemente passará a cuidar mais de si mesmo em todos esses aspectos, em um ciclo vicioso de aumento de bem-estar, disposição, produtividade e qualidade.

Shitsuke (躾) – Senso de Disciplina

O quinto e derradeiro “S” é o mais complexo. Estabelecer normas e protocolos coletivos pode ser relativamente simples, mas o seu sucesso verdadeiro só passa a existir quando cada indivíduo compreende as suas razões e a sua importância em aplicar o método, não o fazendo por simples obrigação proveniente de ordens externas, mas internas; fazendo porque reconhece a importância para o crescimento coletivo e individual, sem a necessidade de uma fiscalização rigorosa.

Se esta etapa está em andamento, significa que o programa está sendo perfeitamente executado. As engrenagens estão bem azeitadas, cada um sabe exatamente o que deve fazer para buscar a melhoria contínua — individual e coletiva — e o faz de maneira uniforme e entrosada. Este senso é mais delicado e subjetivo justamente por depender do senso moral e ético de cada pessoa.

Adaptação

Como podemos observar, o sistema 5S foi desenhado para uma cadeia produtiva de uma empresa tradicional, mas ele pode ser adaptado sem grandes dificuldades para basicamente qualquer tipo de ambiente de trabalho. Quando falamos de um projeto solo ou de poucos integrantes, sem uma estrutura hierárquica complexa — por exemplo, uma dupla de produtores em um estúdio —, os cinco sensos são perfeitamente aplicáveis, mas provavelmente o quinto, o Senso de Disciplina, se torna, de certa forma, o primeiro, já que não há chefes e orientadores; o comprometimento em aplicar cada etapa começa, tecnicamente, de dentro para fora, e não de fora para dentro.

Ou seja, se a dupla não estiver plenamente consciente do que fazer e totalmente comprometida em seguir o sistema à risca, dificilmente ele será bem executado.

Canvas

O sistema 5S é ideal para manter um ambiente de trabalho agradável, saudável, organizado e produtivo, mas não cobre outra parte essencial do empreendedorismo: a elaboração, organização e execução de um plano estratégico. Ora, quer seja você um DJ, produtor, dono de selo, de agência, de portal ou afins, você precisará de um projeto para se colocar no mercado e buscar um crescimento. Afinal, não basta apenas tocar, criar, certo? E como fazer isso? Aí é que entra o modelo Canvas.

Desenvolvido pelo suíço Alexander Osterwalder em meados dos anos 2000, o Canvas é uma ferramenta essencial para qualquer modelo de negócios — e lembrando que o modelo de negócios pode ser tanto uma padaria quanto uma revista ou um projeto artístico. Com ele, é possível ter uma visão geral do que exatamente o seu negócio é, o que precisa ser feito, quais caminhos podem ser seguidos, o que você já tem e o que você precisa buscar.

Consiste basicamente em um mapa para gerenciamento estratégico que agrega todos esses pontos-chave em uma única página, permitindo que você consiga visualizar com facilidade o funcionamento do seu empreendimento. Para isso, ele é dividido em nove áreas essenciais.

Ao centro, o coração de tudo: a Proposta de Valor, em que é necessário resumir qual o sentido da existência da sua organização; para que ela veio ao mundo, qual o valor central que será gerado a partir dela? Esse quadrante visa entender o que é o seu negócio.

À esquerda, temos três quadrantes que dizem respeito a como funcionar plenamente: Parcerias-Chave, Atividades-Chave e Recursos-Chave. À direita, outros três quadrantes que buscam responder para quem a Proposta de Valor será entregue. São eles: Relações com os Clientes, Segmentos de Mercado e Canais.

Por fim, abaixo de tudo isso, os dois quadrantes finais que dizem respeito ao fluxo de caixa, colocando lado a lado Estrutura de Custos (ou seja, o que e quanto será investido) e Fontes de Receita (o que e quanto será adquirido).
A partir de uma análise criteriosa de cada um desses pontos, é possível dar a devida atenção a cada um dos pilares do negócio, ajudando a identificar e aprimorar qual a sua oferta de valor (o quê), quem é o público-alvo (para quem), como entregar e como gerar receita. Assim, é possível ter clareza sobre como sua empresa/projeto opera, para então planejar uma estratégia que seja assertiva e funcional, através de decisões coerentes e racionais.

A ideia é que se projete esse quadro em uma parede ou qualquer outra grande superfície, em uma área central e bem acessível, que convide a você e todos os outros colegas ou funcionários do mesmo projeto/negócio a sempre estar analisando, refletindo e fazendo mudanças em cada um dos quadrantes, através de post-its ou marcadores para quadro branco.

(Exemplo de Canvas do Nubank (via https://abstartups.com.br/)

O canvas é uma plataforma mutante, que precisa estar sempre em análise, a fim de identificar novas oportunidades e ajudar a criar novos produtos ou serviços, trazendo constante melhoria e evolução.

Para entender melhor sobre como definir cada etapa e como colocar esse modelo na prática, assista aos vídeos abaixo — tendo em mente sempre como adaptar as questões gerais de uma empresa tradicional para as próprias características idiossincráticas do seu projeto: